Для создания списков файлов я пользуюсь Total Commander. В версии 7.5 есть инструменты типа сохранить все имена в буфер обмена или в текстовый файл. Можно использовать плагин diskdir, им создаётся как бы архив, а на самом деле текстовый каталог с путями и названиями файлов, например такой Удобен инструмент группового переименования, а с плагином translit и транслитерации имен файлов. Соответствующим подбором плагинов можно организовать поиск файлов по слову в заданных папках не только для txt и doc, но даже в pdf и djvu, где текст распознан.
p.s. По мере накопления книг записываю их на болванки, для которых тоже веду каталоги.