mp_op,
Стандартная схема выполнения работ такого рода:
1. Техзадание.
2. Встречное коммерческое предложение.
3. (необязательно, но чаще всего) Уточнение техзадания/коррекция коммерческого предложения.
4. Договор на выполнение работ (сроки, суммы, неустойки, ответственность, пусконаладка, гарантийка/послегарантийка итд) - обсуждение, правки, подписание.
5. Собственно, выполнение работ и оплата согласно договору.
6. Акт ввода в эксплуатацию (сдачи-приема работ).
Неплохо, когда Ваш технолог (если он есть) контролирует поэтапно процесс выполнения работ.
От Вашей схемы работы, уж извините за резкость, сильно сквозит 90-ми годами :(